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无纸化办案的困难和展望
作者:红谷滩区人民法院 葛伟明  发布时间:2021-12-27 18:45:51 打印 字号: | |

今年初,根据江西省高院部署,南昌中院组织部分法院在部分案件类别试点档案e管理,出台试点工作方案,明确两个工作目标,实现全流程无纸化办案和“电子档案为主,纸质档案为辅”的电子档案单套制。方案要求档案管理部门、技术部门、立案及相关业务部门协同参与,分准备阶段、实施阶段、总结验收阶段推进实施,5月底验收试点工作情况,总结试点经验。

一、试点总体情况及成效

目前,试点法院先后正式实施了无纸化办案,承担试点任务的办案团队都更新了便于查阅电子卷宗的宽屏电脑,装备供纸质档案存储的中间柜,查询机及审判庭设备全部更新采购到位,为试点工作顺利开展提供了物质基础。立案阶段做到电子卷宗全部录入,纸质卷宗第一时间扫描录入,当事人和诉讼代理人交来纸质材料全部存放中间柜,原则上办案阶段不使用,特殊情况使用需要领导审批。庭审、调解、阅卷全部在办案系统和网上进行。办案阶段产生文档材料同步生成电子卷宗,纸质材料及时扫描按序录入电子卷宗。部分已结案件已经完成电子归档,纸质卷宗同时归档。

  从试点法院总体情况看,无纸化办案在南昌法院取得较好成效。一是办案系统具备无纸化流程的技术条件。上级法院技术部门和技术服务公司精准服务,打通了诸多技术堵点、消除了痛点和堵点。二是办案团队按照无纸化流程完成了部分案件审理全过程。办案法官、助理、书记员熟悉了办案流程和要求,掌握了必要操作方法。三是得到当地政府充足的财政支持。试点法院需要无纸化办案特有专门设备,在各地经过争取都获得了当地政府的支持。四是无纸化办案工作得到试点法院的充分认可,为下一步全面推广创造了条件。

对照试点工作目标,也存在一些不能忽视的问题和困难。

二、需要注意的问题

为更好把握无纸化办案的规律,有必要较全面认识试点改革发现的问题和遇到的困难,以及下一步全面推广可能出现的问题和困难。从试点改革情况来看,有的问题比较明显,属于认识层面和执行层面的较容易解决;有的属于对照目标任务的差距,需要完善工作机制和制度;有的还是体制方面的问题,有待高层出台相应政策规定予以规范明确。经过梳理,总共有以下五类问题需引起注意。

(一)办案团队方面。办案团队包括诉前多元化解、立案、调解、审理、执行等阶段和环节,参加的人员包括特邀调解员、书记员、法官助理、审判员、庭长、院领导等人员。

1.主观上办案观念未更新。习惯于传统的“以纸质卷宗为主,电子卷宗为辅”的认识和做法,对无纸化的新要求新做法不愿学,导致技能生疏影响办案效率。办案团队中的审判员观念和能力具有核心意义,起到决定性的影响作用,但在实际办案中抵触较大。

2.客观上办案便利性体验感不高。办案团队收到当事人和诉讼代理人提交大量纸质诉讼材料同步生成电子卷宗,需要耗费书记员大量的精力。收案后纸质卷宗放入中间柜,办案团队只能查阅电子卷宗,非特殊情况不得查看纸质卷宗。办案人员认为长时间查看电子卷宗很疲劳,也影响阅卷效果。

3.对案件质量评查有顾虑。以前抽查、检查案件质量以纸质卷宗为准,改革未明确案件质量评查问题,担心检查无法过关。

(二)物质技术保障方面。无纸化办案是一场技术革命,改革的全面推进,有赖物质技术的巨大投入。

1.办案设备更新较大。南昌法院金融审判团队更新办案设备投入80多万,如果全面推广,每个法院都要一次巨大投入。资金来源如何,老旧设备的资源利用充分,应当提前考虑。

2.办案系统面临巨大压力。将大量案卷材料放在办案系统安全保存、流转、查阅,给办案人员提供方便、高效使用的服务,需要付出巨大的智慧。目前江西法院的办案系统主要是第三方技术公司负责开发并提供营维支持,多家机构端口互通和相互兼容是难点,试点期间因此也受到一定影响。

3.专业技术力量薄弱。无纸化办案需要档案管理和信息网络技术人才,但基层法院这两方面人才普遍非常缺乏,网络安全和审判秘密保护任务艰巨。

(三)标准规范和权力职责方面。无纸化办案不是随意办案,应当比传统纸质卷宗有更高的要求,从接收案件材料到档案利用全过程应有人负责、全程可追溯。

1.办案规范不具体。电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。无纸化办案各环节应当实现的要求比较笼统,办案人员仅仅是把收到的纸质诉讼材料同步生成电子卷宗,扫描的标准和录入规范不明确。国家档案部门有些政策规范,因为培训教育不够,办案团队尚未掌握。

2.岗位职责不明确。无纸化办案的立案、审理、调解、执行、归档、审批等参与人员都应有责有权,全程留痕,失职渎职可追责,最好在电子卷宗本身可查询可保存,不能像传统纸质卷宗仅有原件体现。

3.诉讼参与人的未明确。电子卷宗主要来源是诉讼参与人,可以明确委托诉讼代理人在立案前按照规定要求和固定格式数字化案件材料,指导特殊群体当事人完成诉前数字化工作,要求其他诉讼参与人直接导入,最大限度便利审理和诉讼。

4.检查考核未跟上。电子卷宗的质量直接影响后续档案的利用和无纸化办案改革的推进,这也是比传统纸质办案提出更高的要求,一般在全面的纸质卷宗里面会清晰体现案件的全部面貌。如今很多法院案件数量庞大,客观上无法对电子卷宗每一份材料检查验收,如何在可行的情况下确保电子卷宗、电子档案质量是一个挑战。

(四)档案管理和利用智能化不足。诉讼档案也是国家档案,同样适用档案法律法规,但法院诉讼档案有其自身特点,档案了除了包含法院的裁判文书外,还有当事人提供的诉讼材料。

1.档案管理不规范。多数库藏诉讼档案尚未扫描电子化,部分法院已经扫描电子化的,管理也没有实现智能化,借阅和调取仍然实行纸质审批,没有实现在线审批、电子建档、全程留痕。

2.档案利用不方便。办案单位和诉讼当事人需要调取已归档案卷材料,多数法院没有实现在线办理,甚至已经电子化的,也还要在档案库重新提取复印。哪些案件材料可以提供各地做法不一,有时容易产生负面影响。

3.各地差异较大。无纸化办案推行最大的动力来自案件数量巨大法院,因为这些法院的纸质诉讼档案保存的压力巨大。逐年累积的海量库存,只有无纸化办案才能从源头上解决这一矛盾,但案件数量少的法院则恰好相反。

三、无纸化办案基本思路

无纸化办案是智慧法院的重要组成部分,是人民法院信息化建设必经阶段,体现了诉讼经济、诉讼效率和便民利民的理念,目前已经具备实施的条件和基础。

第一,应当贯彻安全、协同、高效、创新的理念。互联网是“双刃剑”,无纸化办案也不另外。法院办案终端众多,权限分布广泛,信息数据涉及内外网交割,应当从规划设计、网络营维、终端使用都明确网络信息安全的责任。无纸化办案涉及与现有办案系统的集成使用,模块设计,以及后续档案利用,都应当统筹考虑、一体规划。信息化的生命就是高效,不能因为无纸化办案给办案人员、诉讼当事人带来不便和困扰。无纸化办案是一项重大改革,应当用创新的理念和方法解决诸多问题,而不能走老路或直接退步淘汰技术和理念。

第二,应当加强顶层设计。无纸化办案规范和相关岗位工作要求应当由最高院尽快出台权威规范统一的制度文件,供各级法院参照执行。无纸化办案主要是审判领域的业务规范,但从档案角度来说,无纸化办案产生的电子档案是属于档案主管部门的管理范围,应当争取其支持,出台相应规范性文件,明确落实要求,便于操作执行。

第三,应当加强教育培训。无纸化办案需要掌握先进的理念、方法和技术,应当加强全面系统的培训教育,为无纸化办案创造条件、打好基础。参与人员众多,不仅有办案人员,还有档案管理部门人员、院领导等,特别是加强法官助理、书记员的教育培训,切实掌握新技术新方法,才能保证无纸化办案的顺利推进。

第四,应当统一指挥、统一推进、统一实施。这是一项需要投入巨大人财物技术的重大改革,面临的阻力应当会比较大,只有上级法院统一指挥、统一推进,才能保证统一全面实施。基层法院专业力量薄弱,办案系统的优化升级有赖上级法院的统一指挥、统一指导、统一推进。

第五,应当严格要求、严格检查。无纸化办案的重点在于形成规范高质量的电子卷宗,电子卷宗的形成也是无纸化办案的难点,这项工作主要由法院办案团队辅助人员实施。加强教育培训是做好工作的一方面,另一方面要严格检查,全过程、各岗位做到可追溯。

四、无纸化办案未来展望

不久的将来,随着无纸化办案改革各项政策措施的全面实施,法院办案人员习惯无纸化办案、乐于无纸化办案,办案设备得到应有必要更新,老旧设备能够妥善继续能用尽用,办案系统安全稳定高效运行,广大诉讼当事人积极配合使用无纸化办案操作指南,法院办公办案都能在网上高效开展,无纸化办案既方便审判又方便诉讼,得到法官和人民群众的普遍欢迎,成为智慧法院建设最重大的成果。

 
责任编辑:jxfy
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