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加强基层法院档案信息化建设之管见
作者:抚州市中级人民法院 徐 敏  发布时间:2019-12-13 14:49:38 打印 字号: | |

摘 要:法院档案的信息化建设对于推进档案的科学管理有着非常重要的意义,本文分析了在法院档案信息化建设过程中在思想层面以及硬件设施软件方面和人员素质方面存在的一些问题,并提出一些有针对性的解决策略,希望有助于法院的档案的信息化建设。希望能对于读者有所参考。

关键词:法院、档案信息化、问题与对策

一、基层法院档案信息化建设的作用和意义

1.1有利于节约档案存储利用空间

近年来,随着法院档案的数量不断增长,传统的纸质档案需要很大的空间,并且整理档案以及查阅其中的资料都需要一些独立的场所。因此很多法院都出现了档案存放场地不够用的问题,以致无法满足日益增长的纸质档案的需求量。因此,在客观上急切要求通过信息化手段,利用扫描技术和其他技术来提高资源的存储空间。以此做到节省空间,以利于档案进行整理和查找。

1.2有利减轻管理人员的工作量

纸质档案的数字化能够使得档案资源实现共享,能够将纸质档案变成电子化、结构化数据,有利于当相关人员在需要使用档案时,准确便捷的复制查询,能够减少手工查找的工作量。生成的结构化数据还可以建立检索系统,能够快速有效地检索到需要的信息,减少了手工查询工作量,提高了工作效率。

1.3有利于保护法院档案的原件

我们可以通过档案数字化,将纸质的档案通过扫描形成数字化的档案。这样可以保护档案的原件。因为在我们对于原件的使用过程中需要不断的复印、查阅可能会对其原件造成非常大的损坏,不利于保管。利用数字档案可以非常快速地检索查找,能够减少对其原件的使用次数,减少人为损害,可以一定程度上保护档案原件的完整性。

二、法院档案信息化建设作文中存在的问题

2.1思想认识深度不够

人民法院作为以审判为中心的业务部门,干警习惯于把精力放在案件办理上,对于相关案件的归档工作没有足够的重视。并且没有按照相应的规定及时进行纸质案件归档。给档案的信息化建设造成了一定的困扰,并且一些地方的法院干警对档案信息化建设有着抵触情绪。因为有些干警已经习惯于翻阅纸质档案,不习惯使用计算机进行查找、检索等工作。在意识上还没有完全统一。

2.2硬件设施投入不足

档案信息化建设是一项长期过程,需要硬件设施来提供支撑,例如机房、安全、服务器、存储器等硬件设备以及相应的场所等。但是由于法院存在着财力短缺的问题,在其资源配置上不够,只能满足基本日常所需,因此给法院信息化建设的深入进行造成了一定的阻碍与困扰。

2.3软件系统功能还需加强

随着最高人民法院对档案信息化工作提出系列具体可操作的要求,全国法院积极进行档案的信息化建设。一些法院已经购置了项目专门的档案管理的软件。但是在档案管理软件的选择以及开发商由于缺少一定的专业设计,管理软件存在着一定的缺陷,功能还不完善,容易出现一些数据连接不上、利用不了的问题。还有一些技术上存在问题,给档案信息化建设工作造成了一定的困扰,增加了档案信息化的工作量。有时会影响当然数据的准确性。因此顶层设计以省一级法院为单位在全省范围内统一电子档案管理软件的工作尤为重要。

2.4档案管理人员的综合素质需要提高

由于信息化管理与传统的管理存在一定的区别,所以要求相应的档案管理人员具备更强的综合素质。例如计算机操作技能,安全技能。目前法院,特别是基层法院从事档案管理的人员大部分是兼职人员或者缺乏一定的专业技能,有些档案管理人员频繁调动,相应专业的管理人员少,并且相应的自身实践技能、计算机技能存在一定的缺乏,对信息化的档案管理工作能力不够,故档案管理人员的综合素质有待进一步提升。

三、加强基层法院档案信息化建设的策略

3.1更新理念,提高档案信息化的建设意识

现今,随着科技的不断发展,互联网不断加快。在大数据背景下,信息化建设是法院建设的必由之路。法院的领导和档案的管理员必须在新形势下更新自己意识形态的观念,把法院的档案当作一种资源,加大其信息化的宣传力度,让法院人员都充分认识到档案建设的重要性,增强管理档案的意识。除此之外,法院还应该从实际出发,以中院为单位进行全市范围内统筹规划,将档案数字化的建设纳入到法院的日常设计和规划当中,制定相应的规章制度,对档案数字化程度进行一定的监督检查,帮助解决在实际过程中遇到的一些困难,形成结构化数据做到相关数据共享。

3.2加大投入改善其硬件设备

法院应在档案数字化资金、设备加大投入,配备先进的软、硬件设备。为开展相应的信息化工作提供一定的物质保障。同时,引进一些先进的技术,例如计算机安全技术、信息审计技术,为档案信息化建设提供有力的技术支撑。与此同时,还要做好服务器、存储设备配备工作,做好数据备份工作,防止由于人为或者其他不良因素导致数据丢失从而造成巨大损失。

3.3完善软件的系统功能

法院应依据自身实际以省高院一级为单位,在全省范围内统一档案管理软件从而做到数据共享互联互通,同时以使用当中的问题为导向技术人员不断开发、研究档案管理软件的新功能,破除其技术方面的障碍。在对其软件相应的功能完善的过程中还要听取相应各方面的意见,对管理人员的需求进行一定的分析,以此有针对性的完善其功能。

3.4加强培训,提升档案管理人员的综合素质

由于法院的档案管理人员的业务素质不够,阻碍了法院档案的信息化建设。因此,针对这一问题,要提高管理队伍的综合素质以及专业素质。首先可以通过对外引进专业化的人才,充实档案管理的队伍。特别是选用一些具有计算机优势的人才,才能提高信息化管理能力,更好的致力于管理的专业化发展。另一方面需要加大对于其档案部门相关人员的培训,进行一定的业务指导,通过组织讲座等方式进行培训,充实管理人员的专业技能。同时还要做好保密工作。对相关档案管理人员建立永久性信息库,以此在提供方便服务的同时,使其建立安全意识,尽量降低数据泄露的风险。

结束语

在上文中,整体分析了法院档案信息化建设的作用与意义,分析了法院档案信息化建设中存在的重点和难点问题,例如,思想意识层面、硬件投入方面以及综合人员素质方面。提出了加强档案信息化建设的策略,例如更新管理人员的思想意识,加大其资金设备投入,探索完善档案管理软件的新功能及加强培训、提高人员的综合素质等等。希望有助于法院档案的信息化建设,有助于法院的信息化工作不断发展。

参考文献

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